Software für die effektive Verwaltung von Handwerksbetrieben

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Gina Sanders - Fotolia.com
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Natürlich würde sich jeder Handwerker am liebsten ausschließlich seiner Kernkompetenz, seinem erlernten Handwerk widmen. In der Realität zwingen ihm das Tagesgeschäft mit Kunden und Lieferanten ebenso wie die gesetzlichen Anforderungen ein gewaltiges Paket an Büroarbeiten auf. Darüber hinaus möchte er selbstverständlich wissen, wie sein Betrieb dasteht, wie sich Kosten, Umsatz und Gewinn entwickeln.

Sitz, passt, wackelt und hat Luft – so funktioniert die optimale Handwerker-Software

Die Buchhaltung samt Jahresabschluss und die Lohnbuchhaltung kann der Handwerker an seinen Steuerberater delegieren. Das Angebotswesen und die Auftragsbearbeitung, die Bestellungen und die Lagerverwaltung, das Mahnwesen, den Zahlungsverkehr und den Schriftverkehr muss er selbst leisten.

Mit einem Programm für die Verwaltung von Handwerksbetrieben bietet sich die Chance, den Papierkrieg zeitsparend, nervenschonend und uverlässig zu gewinnen – wenn die Programmleistungen so präzis wie möglich mit den Anforderungen des Betriebes übereinstimmen. An Programmen für das Handwerk mangelt es nicht. Das Angebot reicht von Freeware für die elementaren Funktionen bis zu umfangreichen und/oder vielseitig ausbaubaren Programmpaketen, wie sie beispielsweise Lexware bietet. Vor der Entscheidung für eine bestimmte Lösung sollte sich der Handwerker die Zeit für einen Vergleich der einzelnen Angebote und einen sorgfältigen Abgleich mit seinem tatsächlichen Bedarf nehmen. Diese Punkte gehören auf jeden Fall auf die „Checkliste“:

  • die verfügbaren Arbeitsprozesse für Auftragsabwicklung, Einkauf und Lagerhaltung
  • die Übernahme der Daten von einem Prozess zum nächst folgenden, beispielsweise vom Angebot in die Auftragsbestätigung
  • die unkomplizierte Anpassung oder Löschung einzelner Datensätze
  • ein automatisiertes Mahnwesen
  • die Abwicklung des Zahlungsverkehrs
  • Auswertungen einschließlich Wareneingangs- und Rechnungsausgangsbuch, Lagerbestands- und Inventurlisten, Rohgewinnermittlung und Kundenumsatzstatistik
  • betriebswirtschaftliche Auswertungen, wie zum Beispiel branchenbezogene Kennzahlen
  • die Nutzung von eBusiness Funktionen wie eShop und Onlinebanking.

Komfort ist kein Luxus – auch nicht bei Handwerkssoftware

Selbst das leistungsfähigste Programm kann den User zur Verzweiflung treiben. Wenn er zum Beispiel den Eindruck hat, für den Einsatz erst Informatik studieren zu müssen, sollte er die Finger davon lassen. Gleiches gilt, wenn sich das Programmpaket als reiner „Solokünstler“ erweist und jeden
Austausch mit anderen Programmen glatt verweigert.

Das optimale Programm für die Verwaltung eines Handwerksbetriebes bietet

  • übersichtliche und leicht zu handhabende Eingabemasken für die Stammdaten von Kunden, Lieferanten und Artikeln
  • intuitiv erfassbare und bedienbare Programmoberflächen bei allen Prozessen
  • gut abgestimmte Kontextmenüs zu dem aktuell genutzten Prozess und Arbeitsschritt
  • flexible Anpassungsmöglichkeiten für Formulare, Auswertungen und Dokumentenvorlagen
  • eine schnell und unkompliziert erreichbare Hilfe und leicht verständliche Hilfetexte.

Letztendlich zeichnet sich die optimale Verwaltungs-Software für das Handwerk durch seine Schnittstellen aus. Es sollte mit

  • branchentypischer Handwerkssoftware
  • den gängigen Tabellenkalkulations-, Textverarbeitungs- und Datenbankprogrammen
  • Online-Kommunikationsprogrammen wie Outlook reibungslos zusammenarbeiten.
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