Dokumentenmanagement – Immer bestens organisiert

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Für den Erfolg eines Unternehmens ist nicht zuletzt die gute interne Organisation verantwortlich. Täglich entsteht eine große Anzahl an Dokumenten. Schon bei einem einfachem Vorgang wie der Bestellung eines Artikels fallen verschiedene Dokumente an: Anfrage, Angebot, eventuelle Rückfragen, Bestellung und die Rechnungsstellung. Einige liegen in Papierform, andere digital vor. Ruft ein Kunde an und hat Rückfragen, müssen alle Daten sofort griffbereit sein. Dies ist nicht gewährleistet, wenn die Dokumente in verschiedenen Abteilungen dezentral gelagert werden. Aus diesem Grund sollte jedes Unternehmen über ein Dokumentenmanagement verfügen. Das spart nicht nur Zeit und Geld, auch die Kunden werden zufriedengestellt.

Wie funktioniert Dokumentenmanagement?

Beim Dokumentenmanagement werden alle Dokumente zentral gespeichert, unabhängig davon, ob es sich um ein digitales oder ein Papierdokument handelt. Schriftstücke, die nur als Papier vorliegen, werden eingescannt und mit Schlagwörtern versehen. Somit ist das jeweilige Dokument nicht nur in der richtigen Abteilung, sondern auch zentral gespeichert. Alle berechtigten Mitarbeiter haben von jedem Arbeitsplatz aus Zugriff auf diese Dokumente und können sofort die für den Kunden oder Partner relevanten Daten einsehen. Unabhängig davon, ob die jeweiligen Dokumente ursprünglich in Papierform, als E-Mail oder sonstiges digitales Dokument vorlagen. Mit Dokumentenmanagement wird auch der interne Workflow optimiert. Dies kann zum Beispiel bei der Prüfung von Rechnungen viel Zeit einsparen. Die jeweiligen Schriftstücke müssen nicht mehr per Hand weitergegeben werden, sie sind zentral gespeichert und für den jeweiligen Mitarbeiter jederzeit verfügbar.

Zentral organisiert, global handeln

Viele Unternehmen haben neben der Zentrale auch Filialen oder Zweigstellen. Besonders in diesem Fall ist es von größter Wichtigkeit, Dokumente zentral zu organisieren. Durch Dokumentenmanagement wird unternehmensintern die bestmögliche Transparenz gewährleistet. Auch Dokumente, die durch Vorgänge vor der Umstellung auf ein digitales System entstanden sind, können durch Einscannen im Dokumentenmanagement-System verfügbar gemacht werden. Somit ist maximale Transparenz gewährleistet, alle kundenspezifischen Daten sind vom jeweiligen Mitarbeiter ganz leicht von jedem Arbeitsplatz aus abzurufen. Fallen in einem Unternehmen täglich viele Dokumente an, sollte auf einen Dienstleister zurückgegriffen werden, der das Dokumentenmanagement übernimmt.

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