Kategorie-Archiv: Finanzen

Software für die effektive Verwaltung von Handwerksbetrieben

Gina Sanders - Fotolia.com
Gina Sanders – Fotolia.com

Natürlich würde sich jeder Handwerker am liebsten ausschließlich seiner Kernkompetenz, seinem erlernten Handwerk widmen. In der Realität zwingen ihm das Tagesgeschäft mit Kunden und Lieferanten ebenso wie die gesetzlichen Anforderungen ein gewaltiges Paket an Büroarbeiten auf. Darüber hinaus möchte er selbstverständlich wissen, wie sein Betrieb dasteht, wie sich Kosten, Umsatz und Gewinn entwickeln.

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SaaS – Die einfache Art Rechnungen zu schreiben

Um Rechnungen zu schreiben, benötigten Unternehmen lange Zeit ein Lizenzprogramm, welches teuer erworben, installiert und anschließend benutzt wurde.

Mit den SaaS – Modellen ist das alles nicht nötig.

Die Software wird von einem externen IT – Dienstleister betrieben und Ihnen als Kunde zur Verfügung gestellt. Ganz ohne Kauf einer Lizenz und Installation einer Software.

SaaS – Modelle als Rechnungsprogramme

SaaS ist die Kurzform für Software as a Service. Wie der Name schon sagt, sind dies Rechnungsprogramme, welche als Service zur Verfügung gestellt werden. Ein externer IT – Dienstleister übernimmt und betreibt die vollständige IT – Infrastruktur sowie die Software. Damit Sie diesen Service in Anspruch nehmen können, benötigen Sie ausschließlich einen internetfähigen Computer. Die Software können Sie in der Regel durch einen Webbrowser aufrufen und anschließend direkt nutzen. Die einzigen Kosten die anfallen, sind einmalige Kosten für eine Einführungsberatung und eine monatliche Nutzungsgebühr, welche Ihnen vom Servicegeber in Rechnung gestellt werden.

Kurz gesagt zahlen Sie nur dafür, was Sie auch wirklich benutzen. Sie haben als Servicenehmer also die Möglichkeit, sich auf das zu konzentrieren, was der Zweck einer solchen Software ist, das Rechnungen schreiben.

Die traditionellen Lizenzmodelle als Rechnungsprogramme

Die traditionellen Rechnungsprogramme werden von Ihnen gekauft, installiert und anschließend genutzt. Sie erhalten somit das Recht und die Lizenz zur Nutzung der Software. Für die Installation einer solchen Software benötigen Sie die gesamte IT – Infrastruktur, das heißt unter anderem die Hardware, das Betriebssystem und die Datenbank werden neben zahlreichen anderen Programmen auf Ihrem Computer installiert. Nachdem die Installation erfolgreich verlaufen ist, wird die von Ihnen erworbene Software Ihren Geschäftsanforderungen entsprechend konfiguriert. Oft ist es so, dass mit dem Lizenzkauf ein Wartungsvertrag verbunden ist. Das bedeutet im Großen und Ganzen für Sie unbestimmte Folgekosten.

Vorteile von SaaS – Modellen

  • Niedriges Investitionsrisiko
  • Transparente IT – Kosten
  • Verringerte IT – Prozesskomplexität
  • Mobilität
  • Konzentration auf das Kerngeschäft

Niedriges Investitionsrisiko:

Da bei den Software as a Service Modellen keine Installation nötig ist, fallen selbstverständlich auch keine Anschaffungskosten für die Software an. Diese Kosten trägt der IT – Dienstleister, der Ihnen die Software zur Verfügung stellt. Der Servicegeber fordert meist nur für die Einführungsberatung einen bestimmten Betrag, welcher als Investition bezeichnet werden könnte. Da kein Lizenzkauf stattfindet, fällt automatisch auch der Wartungsvertrag, welcher Sie bei einem Lizenzkauf Folgekosten bereiten kann, weg.

Transparente IT – Kosten:

Bei den SaaS – Modellen ist es üblich, dass Sie monatlich ausschließlich eine sogenannte Nutzungsgebühr zahlen. Sie müssen also nur für das aufkommen, was Sie auch wirklich benutzen. Bei den traditionellen Lizenzmodellen kaufen Sie ein Gesamtpaket. Darin befinden sich auch Leistungen, die Sie nicht in Anspruch nehmen. Im Endeffekt zahlen Sie somit mehr. SaaS Rechnungsprogramme sind nachweisbar auch bei großzügiger Nutzung günstiger als die Lizenzmodelle.

Verringerte IT – Prozesskomplexität:

Die Idee der Software as a Service Modelle ist die, das Zeitaufwändige Aufgaben die nur indirekt mit dem Schreiben von Rechnungen zu tun haben, abgegeben werden können und Sie, als Servicenehmer, somit weniger Arbeit haben. Der Servicegeber übernimmt unter anderem die Wartungsarbeiten, welche unausweichlich sind. Er übernimmt die Installation unzähliger Updates, sowie alle anderen Dienstleistungen die anfallen. Dazu zählen, die Sicherstellung der Verfügbarkeit, die Authentifizierung und noch einige mehr.

Mobilität:

Der Zugriff auf die Service Software setzt ausschließlich ein internetfähiges Gerät voraus. Sie sind also nicht, wie bei den Lizenzmodellen an ein Gerät gebunden, auf dem die Software installiert wurde. Sie haben von jedem Gerät aus, zu jedem Zeitpunkt, vollständigen Zugriff auf die Software.

Konzentration auf das Kerngeschäft:

Da der Servicegeber jegliche IT – Dienstleistungen übernimmt, gibt er Ihnen als Servicenehmer zusätzlich die Chance, sich lediglich auf das zu konzentrieren, was Sie von der Software erwarten. Die Software wird automatisch leicht zu handhaben, da viele lästige, zeitaufwendige und oft auch umfangreiche Aufgaben wegfallen.

Vorteile von SaaS – Modellen für Servicegeber

Nicht nur Sie als Servicenehmer profitieren von den Vorteilen der Software as a Service Modellen, auch die Betreiber der Software, oder auch Servicegeber genannt, können den ein oder anderen Vorteil daraus ziehen.

  • Verstärkung des IT – Leistungsangebot
  • Erzielung langfristiger Einnahmen

Verstärkung des IT – Leistungsangebot:

Der Dienstleister kann neben seinen anderen angebotenen Leistungen zusätzlich auch den Zugriff auf die von ihm betriebene Software zulassen. So baut er sein Leitungsangebot aus.

Erzielung langfristiger Einnahmen:

Dadurch, dass der Servicegeber sein Leistungsangebot erweitert, erhöht er gleichzeitig seine Einnahmen, da die Software as a Service Modelle eine monatliche Nutzungsgebühr erfordert.

Wer noch keine Erfahrung mit solchen SaaS – Modellen hat, dies jetzt aber gerne nachholen möchte, sollte easybill probieren. Es ist eine gut strukturierte Software die nicht nur für Anfänger leicht zu nutzen ist. Rufen Sie folgende Seite auf und lassen Sie sich überraschen, mit welch einer Leichtigkeit man heutzutage Rechnungen schreiben kann.

Software statt Finanzexperte

Ist denn das die Möglichkeit? Europäische Forscher arbeiten daran, sie haben ein eigenes Programm entwickelt, das die Stimmung auf dem Finanzmarkt erkennt. Die Universität Göttingen ist bei diesem riesigen Vorhaben mit eingebunden. Der Prototyp wurde bereits in Mailand vorgestellt. Die spezielle Software erkennt ob ein konkreter Begriff aus der Finanzwelt in einem positiven oder negativen Zusammenhang steht.  Auf dem Workshop in Mailand berichten Forscher, dass je nach Suchoption bestimmte Unternehmen oder konkrete Aktien anvisiert werden können und bestimmte Meinung darüber ermittelt werden.

Den Finanzmarkt einschätzen – Das ist der Clou an der Sache

Die Stimmung in den Finanzmärkten und vor allem der blitzschnelle Wandel sind eng mit Kursschwankungen verbunden. Das zeigen bereits erste Auswertungen. Das jetzige und zukünftige Verhalten des Marktes muss besser zum Einschätzen sein. Eine dafür angefertigte Software bietet die richtige Hilfestellung. Jede Minute gehen unglaublich viele Mitteilungen ins Netz. Nur ein geringer Bruchteil stammt von Leuten aus dem Finanzsektor und daher sind nur wenige Mitteilungen von Bedeutung. Die Herausforderung besteht darin, nur korrekte und verlässliche Informationen aus der Datenflut zu filtern. Das europäische Forschungsprojekt First entwickelte dafür die richtige Software, diese analysiert und extrahiert. Die systematisch unstrukturierten Daten werden analysiert und News, die für die Finanzmärkte wichtig sind, werden extrahiert.

Gute Arbeit

Der Prototyp leistet bereits gut Arbeit und kann aus Twitter Meldungen ein Meinungsbild über einen bestimmten Begriff aus dem Finanzbereich erstellen. Wird ein Suchbegriff eingegeben, sammelt das neue Programm gezielt alle Tweets, die diesen enthalten. Die zuständige Software analysiert weiters den inhaltlichen Zusammenhang. Sie erkennt ob die Mitteilung positiv oder negativ ist. Der Inhalt wird mit System ausgewertet. Der Zusammenhang der benutzten Wörter wird sofort erkannt. Ob dieses speziell entwickelte  Programm tatsächlich der perfekte Finanzberater ist, das müssen erst die weiteren Tests zeigen. Bis im Herbst nächsten Jahres läuft das Projekt First. Bis dahin wird dieses Programm geprüft und verbessert.

Optimieren, zeitsparen, Überblick gewinnen

Die Größe des Unternehmens bestimmt die Anforderungen an die Software. Ein kleinerer Betrieb kommt zuweilen mit einem einfachen Warenwirtschaftssystem aus, welches lediglich mittels Barcode Scanner Zu und Abbuchungen aus dem Warenbestand vollzieht. Geschieht das im Ladenverkauf ist eine adäquate Kassensoftware oft ausreichend. Soll die Software komplexere Aufgaben wie Preiskalkulation, Transportkostenumlage, Bestellverwaltung oder Bestandskontrolle erfüllen, dann ist schon ein potenteres Warenwirtschaftssystem gefordert.

Hier bietet der Markt eine verwirrend große Auswahl an geeigneten Produkten. Die meisten der Softwarehersteller bieten eine abgespeckte Freeware Version zum gratis Download, so kann man sich durch probieren und testen für die am besten geeignete Software entscheiden. Es ist heutzutage fast unerlässlich sich zur Führung und Instandhaltung des Betriebes digitaler Hilfsmittel zu bedienen, die elektronischen Helfer vereinfachen und beschleunigen die täglichen Abläufe und sind dabei zeiteffizient und kostensparend.
Alle Vorgänge in einem Betrieb lassen sich nicht durch Computergesteuerte Systeme ausführen, einige wichtige, täglich wiederkehrende schon. So zum Beispiel die Zeiterfassung der Mitarbeiter und deren Zugangskontrolle.
Auch die Finanzbuchhaltung lässt sich durch einschlägige Software optimieren und vereinfachen. Man sollte sich aber im Klaren darüber sein dass eine Software nur so gut wie ihr Operator ist. Was nützt das Beste, neueste und teuerste Programm, wenn es nachlässig und unvollständig geführt wird. Es braucht freilich auch einen ausgebildeten Buchhalter wenn mit Hilfe von FIBU Software Debitoren, Kreditoren, festes und bewegliches Kapital jongliert werden soll. Ein Programm allein mit seinem Tutorial reicht nicht um alle Vorgänge und Erfordernisse im betrieblichen Ablauf der Finanzen kompetent zu steuern. Der Fachmann bedient sich solcher Software zu Unterstützung aber nicht um ihn zu ersetzen. Wer sich als Laie die Mühe macht und sich ein paar Screenshots von Warenwirtschafts oder Finanzbuchhaltungssoftware ansieht, wird nicht umhin kommen einzusehen dass ein Fachmann meistens unentbehrlich ist. Die Investition in Software zur Lagerhaltung, Bestandskontrolle, Kalkulation, Finanzbuchhaltung lohnt sich auf jeden Fall, denn der Unternehmer erspart sich eine Menge Zeit, Papierkram, aufwändige Sucherei und ist mit einem konsequent geführten Backup auch vor teuren Datenverlusten geschützt. Es ist dann auch nach einer kompetenten Einweisung in die Software für den Laien einfacher sich einen Überblick über die aktuellen finanziellen Gegebenheiten im Betrieb zu verschaffen. Dass die Verwaltung von Zahlen, Nummern, Namen und anderen einfachen Daten keine sehr große Herausforderung für einen versierten Programmierer bedeutet kann man sicher sein ein ausgereiftes Produkt zu bekommen, wenn man sich zum Kauf eines bewährten immer weiterentwickelten Pakets entscheidet.