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Software für die effektive Verwaltung von Handwerksbetrieben

Gina Sanders - Fotolia.com
Gina Sanders – Fotolia.com

Natürlich würde sich jeder Handwerker am liebsten ausschließlich seiner Kernkompetenz, seinem erlernten Handwerk widmen. In der Realität zwingen ihm das Tagesgeschäft mit Kunden und Lieferanten ebenso wie die gesetzlichen Anforderungen ein gewaltiges Paket an Büroarbeiten auf. Darüber hinaus möchte er selbstverständlich wissen, wie sein Betrieb dasteht, wie sich Kosten, Umsatz und Gewinn entwickeln.

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Mit timr.com geht in Zukunft keine Zeit mehr verloren

Auf dem Rechner im Büro sind unzählige Fenster geöffnet, das Smartphone brummt und wenn man den Laptop unterwegs aufklappt, dann wir man direkt von einer Vielzahl an Programmen begrüßt – und das alle nur, um seine Arbeitszeit, Projekte und Kunden zu verwalten. Ein Szenario, was mittlerweile bei vielen Geschäftsleuten auf der Tagesordnung steht.

Es ist so, als hätte man sich fast daran gewöhnt. Das Problem an der Gewöhnung liegt jedoch darin, dass man gar nicht mehr realisiert, wie viel Zeit man eigentlich damit verbringt, irgendwelche Projekte und Arbeitszeiten zu organisieren. Dabei könnte die Zeit doch wesentlich besser genutzt werden, nämlich für die eigentliche Arbeit am Projekt.

Eine Zeiterfassungssoftware, wie die vom Anbieter timr.com, bietet genau für dieses Problem eine ideale Lösung. Anders als andere Anbieter bietet timr.com die Möglichkeit, die Arbeitszeiten,  aktuelle Projekte und ein Fahrtenbuch in der selben Anwendung zu verwalten. So wird verhindert, dass man für die eigene Organisation mehrere Programme öffnen und aktuell halten muss.

Die Produkte vom timr.com sind sowohl für Selbstständige, kleine, als auch größere Unternehmen eine brauchbare Hilfe. So kann ein Geschäftsführer über timr.com beispielsweise genau einsehen, wann und wo welcher Mitarbeiter an welchem Projekt gearbeitet hat. So lässt sich beispielsweise auch eine wöchentliche Sollarbeitszeit pro Mitarbeiter festlegen. Mit Hilfe der Daten lässt sich am Monatsende einfach per Mausklick ein Stundennachweis erstellen. Mit Hilfe eines Dashboards hat man zu jeder Zeit einen guten Überblick über alle aktuellen Projekte.

Die Software bietet neben der klassischen Projektverwaltung auch viele weitere Vorteile, so werden  beispielsweise kleine „Zwischenarbeiten“ nicht mehr ohne Verrechnung erledigt. Mit timr.com lassen sich auch kleine Arbeiten minutengenau berechnen.

timr

Alle Funktionen von timr.com können selbstverständlich auch über ein Smartphone genutzt werden. Dabei wird sowohl das Iphone von Apple, als auch Telefone mit dem Androidbetriebssystem unterstützt. Auch Nutzer einer Blackberrys oder eines Window Phones können die Software mittels App nutzen. Durch die Speicherung der Daten auf dem Server kann so zu jeder Zeit und von jedem Ort auf die Daten zugegriffen werden. So lässt sich das Zeitmanagement der Mitarbeiter theoretisch auch im Urlaub mit nur einem Klick verfolgen.

Wird die App genutzt kann neben den normalen Funktionen auch eine GPS-Funktion aktiviert werden. Mit Hilfe dieser ist es möglich den aktuellen Standort der Mitarbeiter zu jeder Zeit zu bestimmen. Natürlich müssen diese der Standortbestimmung vorher zustimmen.

Anders als bei anderen Anbietern müssen bestehende Strukturen durch die Nutzung von timr.com nicht vollständig verändert werden. Mittels einer eigenen API wird es Firmen ermöglicht bestehende Infrastrukturen zu integrieren.

Ein perfektes Zeitmanagement vorzuweisen, ist nicht immer einfach, mit einer Zeiterfassungssoftware, die so viele Funktionen bietet, wie die von timr.com, wird es aber mit Sicherheit um einiges einfacher!

Software statt Finanzexperte

Ist denn das die Möglichkeit? Europäische Forscher arbeiten daran, sie haben ein eigenes Programm entwickelt, das die Stimmung auf dem Finanzmarkt erkennt. Die Universität Göttingen ist bei diesem riesigen Vorhaben mit eingebunden. Der Prototyp wurde bereits in Mailand vorgestellt. Die spezielle Software erkennt ob ein konkreter Begriff aus der Finanzwelt in einem positiven oder negativen Zusammenhang steht.  Auf dem Workshop in Mailand berichten Forscher, dass je nach Suchoption bestimmte Unternehmen oder konkrete Aktien anvisiert werden können und bestimmte Meinung darüber ermittelt werden.

Den Finanzmarkt einschätzen – Das ist der Clou an der Sache

Die Stimmung in den Finanzmärkten und vor allem der blitzschnelle Wandel sind eng mit Kursschwankungen verbunden. Das zeigen bereits erste Auswertungen. Das jetzige und zukünftige Verhalten des Marktes muss besser zum Einschätzen sein. Eine dafür angefertigte Software bietet die richtige Hilfestellung. Jede Minute gehen unglaublich viele Mitteilungen ins Netz. Nur ein geringer Bruchteil stammt von Leuten aus dem Finanzsektor und daher sind nur wenige Mitteilungen von Bedeutung. Die Herausforderung besteht darin, nur korrekte und verlässliche Informationen aus der Datenflut zu filtern. Das europäische Forschungsprojekt First entwickelte dafür die richtige Software, diese analysiert und extrahiert. Die systematisch unstrukturierten Daten werden analysiert und News, die für die Finanzmärkte wichtig sind, werden extrahiert.

Gute Arbeit

Der Prototyp leistet bereits gut Arbeit und kann aus Twitter Meldungen ein Meinungsbild über einen bestimmten Begriff aus dem Finanzbereich erstellen. Wird ein Suchbegriff eingegeben, sammelt das neue Programm gezielt alle Tweets, die diesen enthalten. Die zuständige Software analysiert weiters den inhaltlichen Zusammenhang. Sie erkennt ob die Mitteilung positiv oder negativ ist. Der Inhalt wird mit System ausgewertet. Der Zusammenhang der benutzten Wörter wird sofort erkannt. Ob dieses speziell entwickelte  Programm tatsächlich der perfekte Finanzberater ist, das müssen erst die weiteren Tests zeigen. Bis im Herbst nächsten Jahres läuft das Projekt First. Bis dahin wird dieses Programm geprüft und verbessert.

CRM Software – das nützt sie

CRM Software sind spezielle Programme für den PC, welche dazu da sind, die Kundenbeziehungen zu unterstützten. CRM ist hier eine Abkürzung für den Begriff Customer Relationship Management – übersetzt also die Verwaltung der Kundenbeziehungen oder auch einfach Kundenpflege. Diese ist für ein Unternehmen besonders wichtig. Denn natürlich möchte man als Verkäufer auch wissen, ob der Kunde mit seiner Ware zufrieden war und ob er wieder beim selben Verkäufer einkaufen möchte.

Kundenbindung schaffen

Mit Dingen wie Reklame, guten Angeboten, Grüße zu Festtagen und anderen Methoden versuchen viele Firmen, beim Kunden eine Bindung zu schaffen und ihn davon zu überzeugen, dass er erneut zu guten Preisen dort einkaufen kann. Eine Software kann hier sehr viel helfen, genau diese Maßnahmen einfach und schnell zu organisieren und sie regelmäßig anzuwenden.

Marketing

Es ist allerdings außerdem möglich, dass man mit der PC Software ganz gezielte Marketingaktionen auf die Kunden starten kann. Man kann am bisherigen Einkauf sehen, was genau den Kunden interessiert und darauf mittels Gutscheinen oder guten Angeboten eingehen. Kunden, die zum Beispiel Wein eingekauft habem. freuen sich über Rabatte genau dafür, über andere Angebote vielleicht weniger. Neuartige CRM Software, wie von adito.de, setzt sich längst nicht mehr nur aus komplexen Datenbanken zusammen. Es ist dagegen außerdem möglich, dass man Software mit anderen Programmen verbindet oder sie auch einfach ind as betreffende Programm mit einbaut. Das typische Beispiel dazu sind Office Programme,  wie Excel oder Word. Doch auch über Newsletter per Email ist dies möglich.

Kundentreue
Wenn man gute und professionelle CRM Software verwendet, so kann man sicher sein, die Kunden damit gezielter und einfacher zu betreuen, weil man ganz auf die individuellen Wünsche des jeweiligen Kunden eingehen kann. Dies schafft in der Kundenbeziehung Vertrauen, was essenziell und ausschlaggebend dafür ist, dass der Kunde einem treu bleibt – und somit auch der Umsatz letzten Endes stimmt.

Süßes Kundenmanagement mit SugarCRM

Durch die ständig wachsende Konkurrenz am Markt, kommt heutzutage kein Unternehmen mehr am so genannten Customer-Relationship-Management (CRM, deutsch: Kundenpflege oder Kundenbeziehungsmanagement) vorbei: Firmen sammeln mittels IT-Systemen möglichst viele Informationen über den Kunden. Je mehr über die Adressaten gewusst wird, desto besser kann auf ihre Bedürfnisse eingegangen und diese somit langfristig an das Unternehmen gebunden werden. Da Neukundengewinnung höhere Kosten erfordert als die Kundenbindung, wirkt sich die Kundenpflege zumeist grundlegend auf den Erfolg eines Unternehmens aus.
Das CRM konzentriert sich zielstrebig und ausschließlich auf Prozesse, die die Beziehung zum Kunden gestalten.

In diesem Zusammenhang hört man in Nutzerkreisen immer wieder von SugarCRM, das 1999 eingeführt wurde und in vier Varianten existiert: Enterprise, Corporate, Professional und Community Edition (CE). Die CE ist als Open-Source-Software erhältlich und erfüllt nach Testberichten die entscheidenden Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen.

Das „süße“ CRM basiert auf der Skriptsprache PHP und kann mit den Datenbanksystemen MySQL, MariaDB, Microsoft SQL Server, Oracle DB (nur in der Enterprise Version) appliziert werden. Es fördert die Beziehung zum Kunden mit verlässlichen Zahlen, Daten und Fakten. Schwachstellen im Kundenkontakt werden herausgefiltert und beseitigt.
Seine Aufgaben sind übersichtlich unterteilt in Akquise (Kundengewinnung) und Bestandskundenpflege (Kundenbindung). Das Prinzip hierbei lässt sich leicht erklären: Der Nutzer erhält Zugriff auf eine zentrale Datenbasis für Marketing, Vertrieb und Service, mit hundertprozentigem Überblick auf die Kundendaten. Über eine einfache Abfrage gelangt man zu kostbaren Informationen über Verkaufsvorgänge, Klientel und Marketing-Maßnahmen.

Das Kundenmanagement mit SugarCRM  bietet ein paar eklatante Vorteile: Ein offener Entwicklungsprozess gewährt ständiges Feedback von Kunden und Partnern, was sich direkt auf dieEvolution der Software auswirkt. Die Produkte gewinnen unaufhörlich an Popularität durch intuitive Bedienbarkeit und Praxisnähe. Außerdem arbeiten die Applikationen ohne zusätzliche Installation auf mehreren Endgeräten. Dabei überzeugt besonders die einfache Inbetriebnahme, alle wesentlichen Komponenten sind sofort zugänglich: Vertriebsverwaltung, Marketing-Automatisierung, Kundendienststeuerung, Berichterstellung, Groupware-Tools und Administration. Die mühelos verständliche Benutzeroberfläche spart eventuelle Schulungskosten. Zudem kommen täglich neue preisgünstige beziehungsweise kostenlose Module und Erweiterungen auf den Markt.

Gerade für junge Unternehmer lohnt sich dieses CRM, da es unentgeltlich zum Download bereit steht. Tester betonen den Mehrwert gegenüber anderen Open Source CRM-Systemen bezüglich des Funktionsumfangs bei E-Mail-Kampagnen. Das Kundenmanagement mit SugarCRM offeriert hier schlüssiges Bounce-Handling und Integration von Tracking-URLs.

SugarCRM fusioniert und optimiert jeden kundenorientierten Prozess in Marketing, Vertrieb, Kundendienst, Forschung und Entwicklung.

Mehr als 50 000 Implementierungen,  60 000 Entwickler, über eine Million Downloads, das Vertrauen von Firmen wie AVIS, AXA, Coca Cola Enterprise und vielen anderen großen und kleinen Unternehmen sprechen für garantierten Erfolg.

HS/3 – das flexible Managementsystem für Hotels aller Größen

Als speziell auf die Verwaltung moderner Hotelbetriebe zugeschnittenes, professionelles Hotelmanagementsystem gehört die HS/3 Hotelsoftware im deutschsprachigen Raum zu den Marktführern dieser Branchenlösungen.Maßgeschneiderte Lösungen für alle Größen, Ausrichtungen und KlassifizierungenMit drei Software-Editionen von unterschiedlichem Funktions- und Leistungsumfang ist die HS/3 Hotelsoftware optimal auf den Einsatz in Hotelbetrieben verschiedener Größen ausgerichtet.Dabei ermöglicht das modulare Konzept der Software in der Professional und Premium Edition die Zusammenstellung eines zusätzlichen bedarfsgerechten Funktionspakets, das sich an den jeweiligen Ansprüchen des Hauses orientiert und ggf. flexibel mit dem Unternehmen wächst.

In der Basic Edition ist die HS/3 Hotelsoftware optimal auf das Tagesgeschäft kleinerer Hotels und Pensionen mit bis zu 20 Zimmern abgestimmt. Eine Gästeverwaltung mit entsprechender Statistik und Historie, Check-In/Check-Out, ein interaktiver grafischer Belegungsplan sowie Funktionen wie Freimeldung, Rechnungsstellung inkl. Rechnungssplit, Rezeptionsverkauf oder Tagesabschluss etc. gehören bereits zum Funktionsumfang der Basisversion. Eine Schnittstelle zu Online-Reservierungssystemen ist optional erhältlich.

Mit seinem modular erweiterbaren Aufbau richtet sich die Professional Edition an mittelständische Häuser mit maximal 50 Zimmern. Neben umfassenden Basisfunktionen ist diese Version standardmäßig mit erweiterten Buchungs- und Statistikfunktionen, einem Zimmervergabe-Assistenten, dem Anzahlungsmahner sowie einem Kalender und einer Dokumentenverwaltung ausgestattet. Weitere Module und zusätzliche Schnittstellen können entsprechend dem Anforderungsprofil optional ergänzt werden.

Die terminalfähige HS/3 Premium Edition ist mit der Möglichkeit zur Anbindung unbegrenzt vieler Arbeitsplätze und der Verwaltung einer unbegrenzten Zimmerzahl ideal für den Einsatz in großen Häusern. Neben allen Basisfunktionen gehören Einstellungsmöglichkeiten für einen verbindlichen Tagesabschluss sowie zur Tagesgrenze des Tagesabschlusses, eine optimierte Rechnungsstellung sowie die Split-Möglichkeit bei Anzahlungen u. a. zum Umfang des Leistungsspektrums.

Zusatzmodule wie die Arrangement-Verwaltung für komplexe Pauschalangebote, die Komfort-Gruppenreservierung und das Finanzmodul inkl. Kassenbuch und Mahnwesen sind in die Premium Edition bereits integriert.

Maximale Flexibilität durch modulare Erweiterung

Die Professional- und Premium-Editionen der HS/3 Hotelsoftware sind je nach individueller Anforderung um zahlreiche Zusatzmodule erweiterbar, die zum einen Arbeitsabläufe erleichtern, zum anderen aber auch neue Zielgruppen erschließen können. Diese optionalen Module ermöglichen u. a. die Umsetzung von Marketingmaßnahmen sowie die Durchführung von Tagungen und Seminaren oder ergänzen das Softwarepaket um ein gesichert verschlüsseltes Onlinebanking, eine multilinguale Oberfläche oder einen Visitenkarten-Scanner etc.

Darüber hinaus ermöglichen verschiedene Zusatzschnittstellen beispielsweise eine problemlose Anbindung an Kassensysteme (z. B. Restaurantkassen), Telefon- und Schließanlagen, Pay-TV oder ein Internet-Abrechnungssystem.

Kostenlos testen

Auf der Website des Herstellers steht eine kostenlose 30-Tage-Testversion zur Verfügung.

Calibre – E-book Management

Wer heute als Student oder Schüler durch das Leben wandelt weiß, dass die benötigten Unterrichtsmaterialien in Form von Büchern, Heftern etc. schnell ein beachtliches Gewicht darstellen.
Mit der verstärkten Nutzung des Computers kann dem zumindest in Teilen Abhilfe geschafft werden. PDF-Dateien oder die gängigen E-Book-Formaten wie .mobi, .epub, oder .azw erleichtern die Lektüre im wahrsten Sinne des Wortes. Um diese effizient nutzen zu können, kann sich ein Reader von einem der vielen namhaften Hersteller gekauft werden. Ich hatte dabei in den letzten 8 Monaten die Gelegenheit, 4 verschiedene dieser Geräte zu benutzen, wobei natürlich nur 1 Lesegerät mein Eigentum ist. Die übrigen 3 gehörten Verwandten oder Freunden. Bei allen Readern fiel mir auf, wie benutzerfeindlich die Sortierung der E-Books doch im Auslieferungszustand ist. Daher suchte ich nach einer Lösung und fand diese auch. Ihr Name: Calibre – E-Book Management, kurz genannt: Calibre.
Calibre ist eine Freeware für Windows XP – 7, Linux und Mac, welche sich ebenfalls als Portableversion nutzen lässt. Der Download und die Installation sind schnell erledigt und das Programm kann gestartet werden. Per Drag&Drop können vorhandene E-Books oder PDF-Files in die Bibliothek gezogen werden, wo sie nach verschiedenen Kriterien sortiert werden können. Für den Fall, dass der hauseigene Reader ein Format nicht unterstützt, kann Calibre Abhilfe schaffen: mit wenig Aufwand kann dabei eine .mobi in eine .epub Datei umgewandelt werden. Der Erfolg ist dabei in einigen Fällen zweifelhaft, sodass hier noch Nachbesserungsbedarf besteht.
Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, direkt über Calibre nach bestimmten E-Books zu suchen, welche selbstverständlich nur selten kostenlose sind.
Die weiteren Funktionen der Freeware sind sehr umfassend: so können einzelne E-Books bearbeitet, zerlegt oder zusammengefügt werden. Sollte ein Buch mehrere Formate haben, können einzelne gezielt gelöscht werden.
Ein Manko: Das Programm weist auf Updates hin, diese müssen jedoch manuell heruntergeladen und installiert werden.
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Calibre die Sortierung der Elemente auf den Readern enorm erleichtert. Auch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten sind nicht zu verschweigen.